【公司采购流程及制度】为规范公司采购行为，提升采购效率与透明度，确保采购过程合法、合规、高效，特制定本《公司采购流程及制度》。该制度适用于公司内部所有采购活动，涵盖采购申请、审批、执行、验收及付款等关键环节。
一、采购流程概述
公司采购流程主要包括以下几个阶段：
1. 采购申请：由使用部门提出采购需求，填写《采购申请单》；
2. 审批流程：根据采购金额大小，需经不同层级的审批；
3. 供应商选择：通过比价、招标或询价等方式确定供应商；
4. 合同签订：与选定供应商签订采购合同；
5. 货物验收：对到货进行质量、数量核验；
6. 付款结算：完成验收后，按合同约定进行付款。
二、采购流程详细说明（表格形式）
| 阶段 | 操作内容 | 责任人 | 相关文件/工具 | 备注 |
| 1. 采购申请 | 使用部门填写《采购申请单》，明确采购物品、数量、用途及预算 | 申请人 | 《采购申请单》 | 需附相关证明材料 |
| 2. 审批流程 | 根据金额分级审批，如： - 500元以下：部门主管审批 - 500-5000元：部门经理审批 - 5000元以上：总经理审批 | 审批人 | 《采购申请单》 | 需在系统中提交审批 |
| 3. 供应商选择 | 采购部组织比价、询价或招标，选择合格供应商 | 采购员 | 《供应商评价表》 | 优先选择长期合作供应商 |
| 4. 合同签订 | 与供应商签订书面合同，明确交货时间、质量标准、付款方式等 | 法务/采购 | 《采购合同》 | 合同须经法务审核 |
| 5. 货物验收 | 仓库或使用部门对货物进行数量、质量、规格核验，填写《入库单》 | 验收人员 | 《入库单》 | 不合格品需退回或协商处理 |
| 6. 付款结算 | 根据合同条款，财务部安排付款，需提供发票、验收单等凭证 | 财务人员 | 发票、验收单、合同 | 付款前必须完成所有审批流程 |
三、采购管理制度要点
1. 采购权限管理：明确各级审批权限，防止越权操作；
2. 供应商管理：建立供应商档案，定期评估其履约能力；
3. 合同管理：所有采购均需签订合同，确保法律效力；
4. 库存控制：合理控制库存，避免积压和浪费；
5. 成本控制：通过集中采购、比价等方式降低采购成本；
6. 监督审计：定期对采购流程进行内部审计，防范风险。
四、注意事项
- 所有采购活动必须遵循公司制度，严禁私自采购或绕过审批流程；
- 采购过程中应保持公开、公平、公正，杜绝利益输送；
- 采购资料需妥善保存，以备查阅和审计；
- 对于紧急采购，需提前报备并说明原因，事后补全手续。
通过规范采购流程和加强制度管理，公司能够有效提升采购效率，降低成本，保障物资供应安全，为企业的稳定运营提供有力支持。